Problemas no contas a pagar e a receber: onde o controle costuma falhar

Quando o contas a pagar e a receber não funciona, o sintoma raramente é a falta de dinheiro. É a surpresa. O saldo do banco não bate com o que o sistema mostra, o cliente diz que pagou uma fatura que consta em aberto, o fornecedor cobra juros de um boleto que alguém garantia ter quitado.

Empresa nenhuma decide bem nesse cenário. E com a transição do IBS e da CBS o custo de conviver com ele aumenta. O novo modelo aproxima a liquidação financeira da apuração tributária e, à medida que mecanismos como o split payment e o recolhimento pelo adquirente forem implementados, o pagamento passa a participar diretamente da extinção do tributo e do momento de apropriação do crédito.

As seis falhas abaixo respondem pela maior parte dos casos.

1. Registrar por caixa quando a decisão exige competência

A falha mais comum é também a menos percebida, porque o controle parece funcionar. O título entra no sistema quando o dinheiro sai ou entra, e não quando a obrigação nasce.

O efeito aparece no fechamento. Um serviço prestado em março e pago em maio fica registrado em maio. A margem de março aparece melhor do que foi, a de maio pior. Quem compara meses está comparando calendário de pagamento, não desempenho.

O ajuste não é técnico, é de processo. O documento e a obrigação são registrados na competência correspondente à operação, com o vencimento mantido como informação separada para a gestão de caixa. Regime de caixa continua disponível para a gestão do fluxo, e regime de competência passa a sustentar a apuração do resultado. Os dois convivem no mesmo sistema quando o cadastro é feito certo.

Em incorporações cujos contratos atendam aos critérios para reconhecimento de receita ao longo do tempo, a receita contábil acompanha o progresso da obra, e não o cronograma de recebimentos. Controle financeiro em regime de caixa e contabilidade em competência sem ponte entre os dois produzem números que nunca se encontram, e sem os controles que sustentam a medição do progresso a conciliação entre os dois vira discussão.

2. Conciliar o banco no fim do mês

Conciliação feita no dia 30 transforma trinta dias de extrato em trabalho de arqueologia. Transferência sem identificação, taxa que ninguém lançou, estorno que ficou no meio, débito automático esquecido.

Quem conciliou o mês inteiro de uma vez conhece o resultado: algumas linhas nunca são identificadas e acabam em conta transitória, que cresce mês a mês até virar um saldo que ninguém sabe explicar.

A conciliação diária resolve pela proximidade. No mesmo dia, quem pagou lembra do motivo e o comprovante ainda está acessível. Divergência vira pendência nomeada, com responsável e prazo, em vez de linha órfã.

O ganho vai além do contábil. Saldo conciliado é saldo que permite decidir. Sem ele, qualquer projeção de caixa parte de um número que pode estar errado.

3. Contas a pagar sem atenção ao prazo e ao crédito

A parte conhecida do problema é o custo direto. Extrapolar vencimento gera juros e multa, e não monitorar as datas transforma isso em perda recorrente. A parte menos conhecida é o custo indireto dos valores pequenos.

Taxa bancária, tarifa de emissão, estacionamento, material de escritório, reembolso pago por fora. Cada valor é irrelevante isolado, e a soma raramente é. O problema não é o dinheiro que sai, é a informação que falta. Quando o custo pequeno é pago pelo cartão do sócio e só aparece na prestação de contas do mês seguinte, o resultado do período fecha com um valor que ainda vai mudar.

A regra que funciona é simples e impopular: todo desembolso passa pelo sistema, sem exceção por valor. Se o volume de pequenos desembolsos é alto, a resposta é automatizar a captura e, quando aplicável, consolidar contabilmente por natureza e período, sem perder documentação e rastreabilidade individual de cada operação.

Existe agora uma terceira razão, e ela vale dinheiro. Com a não cumulatividade do IBS e da CBS, a qualidade do documento fiscal e da informação cadastral passa a ter impacto direto na apropriação de crédito. Documento inconsistente, destaque incorreto dos tributos ou operação mal classificada podem impedir ou retardar a apropriação até que a informação seja regularizada. O contas a pagar deixou de ser só controle de saída de caixa e passou a participar da governança do crédito tributário.

4. Contas a receber sem aging

Muita empresa acompanha o total a receber e para por aí. O total diz pouco. Um milhão a receber com tudo vencendo nos próximos trinta dias é uma situação. O mesmo milhão com quatrocentos mil vencidos há mais de noventa dias é outra completamente diferente.

Aging é a abertura do saldo por faixa de vencimento: a vencer, vencido até trinta dias, de trinta e um a sessenta, de sessenta e um a noventa, acima de noventa. Essa abertura muda três decisões.

A primeira é a cobrança. Título vencido há cem dias exige tratamento diferente de título vencido há dez, e tratar os dois igual desperdiça esforço nos dois sentidos.

A segunda é a perda esperada de crédito. O aging é uma das principais bases operacionais para construir essa estimativa, e precisa ser combinado com histórico de inadimplência, perfil de cliente e informação sobre condições atuais e previsões razoáveis. Sem esse processo, o contas a receber permanece registrado por valor superior ao que a empresa espera realizar.

A terceira é comercial. O aging por cliente revela quem paga em dia, quem atrasa sempre e quem concentra risco. É informação de crédito que a empresa já tem e quase nunca usa.

5. Tratar distrato e devolução apenas como estorno financeiro

Esta falha custa caro e é quase invisível, porque tudo parece resolvido do ponto de vista financeiro. O título é baixado, o valor é devolvido, o contas a receber fecha. O que fica para trás é a consequência tributária.

Na incorporação submetida ao RET, o art. 13 da Instrução Normativa RFB nº 2.179/2024 autoriza deduzir da receita mensal as vendas canceladas, as devoluções e os descontos incondicionais, com aproveitamento do excedente em períodos subsequentes quando a dedução supera a receita do mês. A Solução de Consulta Cosit nº 211/2025 delimita o alcance, restringindo a dedução ao valor efetivamente restituído ao cliente.

O efeito prático é direto. Empresa que registra o distrato apenas como baixa de título, sem levar o cancelamento para a apuração, recolhe sobre receita que deixou de existir. E empresa que deduz o valor integral do contrato, e não o efetivamente restituído, assume exposição na direção oposta.

O que liga as duas pontas é o cadastro. O motivo da baixa precisa estar registrado no título, separando quitação de cancelamento, e o valor restituído precisa estar identificado de forma independente do valor do contrato. Sem isso, a informação existe no jurídico e no financeiro, e não chega ao fiscal.

6. Tesouraria montada sobre um float que vai acabar

Historicamente, em boa parte das operações a empresa recebe do cliente antes do vencimento dos tributos incidentes sobre a venda. Esse intervalo entre recebimento e recolhimento acaba funcionando como fonte temporária de capital de giro. Ninguém decidiu usar esse dinheiro assim. Aconteceu.

Nas operações alcançadas, o split payment tende a reduzir ou eliminar esse intervalo, ao antecipar para a liquidação financeira a segregação do IBS e da CBS ainda devidos na operação. Criado pela LC 214/2025 e regulamentado nos arts. 28 a 33 do Decreto nº 12.955, de 29 de abril de 2026, com disposições comuns ao IBS pela Resolução CGIBS nº 6/2026, o mecanismo separa o IBS e a CBS no momento da liquidação financeira e recolhe direto, antes de o valor líquido chegar à conta do fornecedor.

O alcance final é amplo, e a entrada é escalonada. O art. 28, § 5º, do decreto relaciona os arranjos de pagamento alcançados, entre eles boleto, as diferentes modalidades de Pix, TED, TEF, cartão de crédito, cartão de débito, cartão pré-pago e voucher, além de prever outros arranjos definidos em regulamentação. A implantação será gradual, em pelo menos duas etapas. Para a primeira, o decreto autoriza que o ato conjunto restrinja o mecanismo ao procedimento padrão, às operações em que o adquirente seja contribuinte do regime regular e aos arranjos correspondentes a boleto, modalidades de Pix, TED e TEF, com uso facultativo. Em etapa posterior, o modelo se amplia para os demais arranjos e para operações com não contribuintes, conforme a regulamentação. O regulamento prevê procedimento padrão, com vínculo entre operação e pagamento e consulta à plataforma pública, e procedimento simplificado, com percentual preestabelecido.

O calendário pede acompanhamento. O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 2, de 27 de maio de 2026, autorizou a divulgação do manual de integração da plataforma pública. O Decreto nº 12.955/2026 já prevê essa implantação gradual. Além disso, manifestações públicas de representantes do Comitê Gestor do IBS em agosto de 2026 indicaram que o split payment não estará operacional de forma geral em 1º de janeiro de 2027. O cronograma definitivo depende de ato conjunto da Receita Federal e do CGIBS. O prazo se alongou. A direção não.

Três consequências práticas para quem cuida do caixa.

Nas operações submetidas ao mecanismo, o valor efetivamente creditado ao fornecedor pode ser inferior ao valor bruto da operação, e o procedimento padrão considera a situação do débito, que pode já ter sido extinto no todo ou em parte. A projeção de caixa precisa trabalhar com o líquido esperado depois da segregação aplicável. Planilha que projeta pelo valor da nota superestima disponibilidade.

Nas operações alcançadas, conciliar apenas valor de título contra crédito bancário deixa de ser suficiente. O sistema precisa identificar o valor bruto da operação, a parcela segregada e o valor líquido disponibilizado ao fornecedor.

E a cessão de recebíveis acrescenta uma camada nova. A LC 227/2026 e os regulamentos passaram a disciplinar os efeitos tributários de devolução e cancelamento, inclusive quando o tributo já tiver sido extinto por split payment. Quando o recebível já foi cedido ou securitizado, porém, aparece uma questão contratual ao lado da tributária: o fluxo de restituição do tributo e o direito econômico sobre o recebível podem estar em partes diferentes. Para incorporadora que securitiza carteira, isso precisa entrar na modelagem operacional e no contrato de cessão.

O que muda no trabalho da tesouraria

Nenhuma das seis falhas acima é erro de cálculo. Todas são consequência de processo que depende da memória de alguém em vez de depender do sistema. A correção passa por três coisas: o título entra no sistema quando o fato acontece, a conciliação é diária, e cada pendência tem responsável e prazo visíveis.

O que mudou é a velocidade exigida. Com a apuração assistida do art. 46 da LC 214/2025, a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS montam a apuração a partir dos documentos fiscais eletrônicos e dos dados de pagamento, e a empresa tem até o último dia útil do mês seguinte ao período de apuração para conferir e ajustar antes que os valores propostos se tornem definitivos. O dado do contas a pagar e do contas a receber deixou de ter efeito apenas gerencial.

É nesse ponto que a automação para de ser conforto e vira necessidade. Conciliação automática de extrato contra título resolve o volume repetitivo. Detecção de anomalia, que é onde a inteligência artificial muda a rotina de verdade, resolve o resto: um modelo treinado no histórico da empresa aponta o pagamento em duplicidade, o fornecedor sem histórico, o título com valor fora do padrão da série e a conta que variou sem explicação. A revisão humana passa a se concentrar nas exceções relevantes, e o tempo do time vai para investigar divergência em vez de procurá-la.

Previsão de caixa segue o mesmo caminho. Projetar recebimento pela data de vencimento ignora o comportamento real de cada cliente. Um modelo que incorpora o comportamento histórico de pagamento por cliente, por faixa de valor e por período do mês pode produzir projeção mais aderente ao que de fato acontece, desde que alimentado por histórico suficiente e dado de qualidade. A diferença cresce quando o valor recebido passa a ser líquido de tributo.

O que a automação não faz é decidir. Ela não define política de crédito, não negocia prazo com fornecedor, não avalia se um distrato foi corretamente deduzido da base e não responde pela apuração confirmada. Esses continuam sendo trabalho de gente, e é para eles que o tempo economizado deve ir.

A VCcont assume a rotina de contas a pagar e a receber, conciliação bancária e fluxo de caixa dentro do ERP que a empresa já usa, com a contabilidade e o fiscal integrados ao mesmo ambiente e as demonstrações financeiras produzidas na plataforma Analize.

Base normativa consultada

Revisão com data-base de 15 de setembro de 2026. Os dispositivos abaixo devem ser reconferidos em suas redações vigentes antes de qualquer decisão.

• Emenda Constitucional nº 132/2023
• Lei Complementar nº 214/2025, com as alterações da Lei Complementar nº 227/2026, em especial o art. 46, sobre apuração assistida
• Decreto nº 12.955/2026, Regulamento da CBS, em especial os arts. 28 a 33, sobre split payment, e o art. 46, sobre apuração assistida, com disposições comuns ao IBS pela Resolução CGIBS nº 6/2026
• Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 2, de 27 de maio de 2026, sobre a documentação técnica da plataforma pública do split payment
• Ato Técnico Conjunto RFB/SUARA/CGIBS/Diretoria-Executiva nº 4, de 28 de agosto de 2026, publicado no DOU de 8 de setembro de 2026, que aprovou o Manual de Habilitação de Participantes e o Manual de Redes da Plataforma Pública do Split Payment
• Instrução Normativa RFB nº 2.179/2024, art. 13, e Solução de Consulta Cosit nº 211/2025, sobre dedução de vendas canceladas na apuração do RET
• CPC 47 e NBC TG 47, sobre receita de contrato com cliente, e OCPC 04 e CTG 04, quanto às incorporações imobiliárias
• CPC 48 e NBC TG 48, sobre instrumentos financeiros, em especial perdas de crédito esperadas

O cronograma de implantação do split payment combina previsão normativa de implantação gradual com manifestações públicas de representantes do Comitê Gestor do IBS em agosto de 2026. O detalhamento definitivo depende de ato conjunto da Receita Federal e do CGIBS.

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